NotebookLM補足記事② ソース管理のベストプラクティス

はじめに

NotebookLMを効果的に活用するには、資料や情報の整理・管理方法が非常に重要です。
単にファイルをアップロードするだけでは、AIが十分に理解できず、効率的な情報活用にはつながりません。
そこで本記事では、NotebookLMの ソース管理におけるベストプラクティス を詳しく解説します。
ビジネス現場やチーム運用で即実践できる具体例も交えています。

1. アップロード戦略の基本

NotebookLMでは、資料をどのようにアップロードするかによって、AIの理解精度や情報活用効率が大きく変わります。

1.1 フォルダ・カテゴリ分け

資料を用途やテーマごとに整理することが基本です。例えば、

• 営業資料：提案書、見積書、契約書の雛形など
• マーケティング資料：レポート、キャンペーン資料、顧客分析データ
• 社内マニュアル：社内手順書、研修資料、FAQ

フォルダやカテゴリを分けることで、AIへの質問時に対象資料を絞り込みやすくなります。

1.2 バージョン管理

資料は日々更新されるため、最新情報を参照できる状態を保つことが重要です。

• 旧バージョンは「アーカイブ」フォルダに移動
• 新バージョンは明確な命名規則で保存
• 例：営業提案書_製品A_v2_20250922.pdf

バージョン管理を徹底することで、AIは常に最新情報を参照でき、誤った情報を基に回答するリスクを低減します。

2. タグ付けと検索性向上

資料の内容にタグを付けることで、質問時にAIが該当資料をより正確に参照できます。
タグは、用途、テーマ、関連部署 などを軸に設定すると便利です。

2.1 タグ付けの例

• #提案書
• #製品情報
• #契約条件
• #マーケティング
• #社内マニュアル

2.2 タグ運用のコツ

• タグは過剰につけすぎず、主要テーマを中心にする
• 同じタグは統一した表記で使用
• 定期的に整理・見直しを行い、古いタグや使われないタグは削除

3. チーム運用のポイント

NotebookLMはチームでの利用にも対応しており、共有・共同編集を通じて情報の一元化が可能です。

3.1 資料共有と権限管理

• 部署やプロジェクト単位でアクセス権を設定
• 閲覧のみ・編集可能など権限を明確化
• 新しい資料をアップロードする際には、必ず関係者に通知

3.2 新規資料の学習フロー

• 新しい資料を追加したらAIに学習させる
• 学習前に資料の整理・タグ付けを済ませる
• 質問テストを行い、AIが適切に回答できるか確認

3.3 定期レビュー

• チームで月1回、アップロード資料の整理状況やAIの回答精度をチェック
• 必要に応じて資料の更新・削除・再タグ付けを行う

4. 効率的な運用の具体例

4.1 営業チームでの運用例

1. 提案書やヒアリングシートをNotebookLMにアップロード
2. 資料に「#顧客提案」「#製品A」などのタグを付与
3. 会議前にAIに質問
   • 「顧客Xに提案した内容をまとめて」
   • 「最新の製品A提案書を確認」
4. AIが要点を整理して提示、営業資料作成の時間を大幅短縮

4.2 マーケティングチームでの運用例

• キャンペーンレポートや分析資料をアップロード
• タグ例：#キャンペーン #顧客分析 #レポート
• AIに「先月のキャンペーンの成果を要約して」と質問
• 会議資料や報告書の作成を即座に完了

5. よくある課題と解決策

～課題～	～解決策～
資料が散在してAIが正確に回答できない	フォルダ分け・タグ付けを徹底
古い情報を参照してしまう	バージョン管理を明確化、古い資料はアーカイブ
チームで統一ルールがなく運用がバラバラ	権限設定・アップロードルールを策定、定期レビュー

まとめ

NotebookLMのソース管理を適切に行うことで、AI活用の効率と精度は大幅に向上します。
本記事で紹介したポイントを実践することで、次のような効果が期待できます。

• 資料の検索・整理が容易になり、質問応答の精度向上
• チーム全体で情報を共有・活用でき、業務効率化
• バージョン管理やタグ付けによる情報の信頼性確保

連載本編の活用事例に加え、この補足記事を参考にソース管理を徹底することで、NotebookLMを より実務的・ビジネス的に活用する力 が身につきます。